Le aziende adottano assistenti di IA come ChatGPT e Copilot, ma il loro utilizzo richiede regole precise: credenziali, dati personali, documenti riservati e informazioni economiche non pubbliche non vanno inseriti nelle chat.
Gli assistenti di intelligenza artificiale generativa sono entrati nel lavoro quotidiano anche nelle piccole imprese. Servono a riassumere documenti, scrivere bozze di email, tradurre testi. Per avere una risposta, il collaboratore inserisce un testo o carica un file. Quel contenuto viene elaborato sui server del fornitore, fuori dai sistemi aziendali. Se contiene dati di clienti, contratti o password, l’azienda ne perde il controllo. Il rischio quindi non dipende dallo strumento. Dipende da cosa si inserisce e da quale account si usa. Un uso sicuro parte da un elenco chiaro dei dati esclusi. Poi servono alcune abitudini operative. Per chi sta ancora valutando questi strumenti, il punto di partenza è come introdurre l’intelligenza artificiale in una PMI.
Cosa non inserire in ChatGPT in azienda: sei categorie di dati
Vanno esclusi sei tipi di dati: credenziali, dati personali, documenti riservati, dati economici non pubblici, codice e configurazioni, informazioni su incidenti di sicurezza.
Assistente di IA generativa: servizio online che scrive testi, sintesi o codice in base alle istruzioni ricevute (prompt). ChatGPT di OpenAI e Copilot di Microsoft sono i più diffusi nelle aziende.
Le regole valgono per ChatGPT, Copilot e ogni altro assistente di IA. Valgono anche per quelli integrati nei programmi in uso, come il gestionale. Le sei categorie sono escluse per lo stesso motivo: se finiscono fuori dall'azienda, possono causare perdite economiche, violazioni di contratto o sanzioni. Nel lavoro di una PMI si tratta di questi dati:
- Credenziali e chiavi di accesso: password, codici di verifica, chiavi API (Application Programming Interface) e file che le contengono.
- Dati personali: nomi, recapiti, codici fiscali e IBAN di clienti, fornitori e dipendenti. Anche buste paga e valutazioni del personale.
- Documenti riservati: contratti, accordi di riservatezza (NDA, Non-Disclosure Agreement) e scambi con clienti che ne vietano la diffusione.
- Dati economici non pubblici: bilanci provvisori, offerte in corso, listini riservati, margini e previsioni di vendita.
- Codice e configurazioni: codice dei software aziendali, schemi della rete, indirizzi IP e regole del firewall.
- Incidenti e vulnerabilità: attacchi subiti, falle note e procedure interne di sicurezza informatica in azienda.
Perché un dato inserito in un assistente esce dal controllo dell'azienda?
Perché il contenuto inserito in chat viene inviato ai server del fornitore e trattato secondo le sue condizioni contrattuali, non secondo le regole interne dell'azienda. Il fornitore lo conserva per un periodo da lui stabilito. Con alcuni account può usarlo anche per addestrare i modelli. L'azienda non controlla quindi dove sono archiviati i dati e chi vi accede. Non decide nemmeno quando vengono cancellati.
Account personale o aziendale: cosa cambia per i dati
Con un account personale le conversazioni possono servire ad addestrare i modelli e l'azienda non ha controllo. Negli account aziendali, invece, l'addestramento è escluso per impostazione predefinita. Li gestisce un amministratore.
La differenza vera non è tra uno strumento e l'altro, ma tra i tipi di account. La documentazione di OpenAI lo indica con chiarezza. Negli account gratuiti e Plus di ChatGPT l'addestramento è attivo, salvo disattivazione. Negli account Business ed Enterprise è escluso. Nelle aziende, però, gli account personali sono ancora molto usati.
Otto lavoratori su dieci che usano l'IA ricorrono anche a strumenti non forniti dall'azienda: solo il 19% usa esclusivamente quelli aziendali (Osservatorio Artificial Intelligence, Politecnico di Milano, 2026).
Il confronto tra le tre situazioni più comuni aiuta a decidere quali strumenti autorizzare:
| Tipo di account | Addestramento sui dati | Controllo dell'azienda | Uso indicato |
|---|---|---|---|
| ChatGPT personale, gratuito o Plus | Sì, salvo disattivazione | Nessuno | Solo dati pubblici |
| ChatGPT Business o Enterprise | No, per impostazione predefinita | Amministratore e gestione utenti | Documenti interni non riservati |
| Copilot con licenza Microsoft 365 | No, per i modelli di base | Permessi di Microsoft 365 | Documenti interni, con permessi verificati |
Copilot vede tutti i file aziendali?
No, Microsoft 365 Copilot mostra solo i file che la persona ha il permesso di vedere. Il rischio nasce quando cartelle e file sono condivisi in modo troppo ampio. In quel caso l'assistente può citare un documento che il collaboratore non avrebbe mai cercato. Prima di attivare le licenze è utile rivedere le condivisioni, come nella configurazione di Microsoft 365 per le PMI.
Come usare ChatGPT senza esporre dati riservati
Il personale usa solo account aziendali autorizzati e verifica le impostazioni sui dati. Anonimizza i testi e inserisce solo l'estratto necessario. Ogni risultato va controllato prima dell'uso.
Queste abitudini valgono per tutto il personale e si applicano in cinque passi:
- Usare solo strumenti autorizzati: per il lavoro si accede con l'account aziendale agli assistenti indicati nella policy aziendale sull'intelligenza artificiale.
- Controllare le impostazioni: l'amministratore verifica cronologia e memoria delle chat. Su un account personale va spento l'addestramento, in Impostazioni, sezione Controlli dei dati.
- Anonimizzare il testo: nomi, ragioni sociali, importi e codici diventano riferimenti generici, come "Cliente A" o "importo X".
- Inserire solo il necessario: per riscrivere una clausola basta la clausola, non tutto il contratto. Meno testo si inserisce, meno dati si espongono.
- Verificare il risultato: nessun testo dell'assistente va a clienti o fornitori senza il controllo di una persona. Le risposte possono contenere errori.
Un caso reale ricorrente è l'elenco clienti esportato dal gestionale. Spesso viene incollato nell'assistente per preparare una comunicazione. Con i passi 3 e 4 basta descrivere la struttura dell'elenco, senza nomi né recapiti.
Cosa fare se un dato riservato è già stato inserito
Si cancella la chat, si avvisa il referente interno e si cambiano le credenziali esposte. Se ci sono dati personali, l'azienda valuta la notifica al Garante privacy entro 72 ore.
Un inserimento errato si gestisce come un piccolo incidente di sicurezza. Le azioni da seguire sono quattro:
- Cancellazione: eliminare la chat dalla cronologia. Con un account aziendale, segnalarla all'amministratore.
- Segnalazione: avvisare il referente indicato nella policy. Va detto quali dati sono stati inseriti e con quale account.
- Credenziali: cambiare subito password e chiavi esposte, senza attendere altre verifiche.
- Valutazione privacy: con dati personali, l'azienda valuta il rischio per le persone. L'articolo 33 del GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati) prevede la notifica al Garante entro 72 ore, salvo rischio improbabile.
La gestione delle violazioni rientra negli adempimenti GDPR per le piccole imprese. Le aziende soggette alla direttiva NIS2 (Network and Information Security) valutano anche la segnalazione al CSIRT Italia dell'ACN.
Domande frequenti sull'uso di ChatGPT in azienda
Sì, con account aziendali e condizioni contrattuali adeguate, senza inserire dati personali privi di base giuridica. L'azienda resta titolare del trattamento. Deve sapere quali dati passano dallo strumento e verificare l'accordo sul trattamento dei dati del fornitore.
Dipende dall'account. Negli account gratuiti e Plus sì, salvo disattivazione nelle impostazioni. Negli account Business ed Enterprise no, per impostazione predefinita, secondo la documentazione di OpenAI.
Solo in parte. Le chat temporanee non restano in cronologia e non servono all'addestramento. Il testo però arriva comunque al fornitore. Le sei categorie di dati escluse restano escluse anche in questa modalità.
